Um plano de gestão bem feito considera não só quais sistemas a empresa usa, mas também onde e como eles são usados. Com o trabalho cada vez menos preso ao escritório, ter um sistema de emissão que funcione fora do computador passou a ser uma necessidade para muitos negócios.
Poder emitir nota fiscal pelo celular é especialmente útil para quem atende clientes na rua, participa de feiras, faz entregas ou simplesmente quer resolver pendências sem depender de estar na empresa. A seguir estão os requisitos, os cuidados e as melhores práticas para usar o smartphone nessa tarefa com segurança.
Quem mais se beneficia da emissão pelo celular
Alguns perfis de negócio ganham bastante com essa mobilidade.
Prestadores de serviço em campo. Técnicos, instaladores e profissionais que atendem na casa do cliente podem emitir a nota logo após concluir o serviço.
Autônomos e pequenos empresários. Quem cuida sozinho do negócio consegue emitir entre um compromisso e outro, sem acumular tarefas para o fim do dia.
Vendas em feiras e eventos. A nota pode ser emitida no próprio local da venda.
Gestores que viajam. Mesmo longe da empresa, é possível resolver uma emissão urgente ou conferir notas emitidas pela equipe.
Vantagens de emitir no momento da venda
Emitir a nota logo depois de concluir a venda ou o serviço traz ganhos que vão além da comodidade.
Menos esquecimento. A nota sai na hora, sem depender de anotações para lançar depois.
Cliente atendido mais rápido. Quem comprou recebe o documento imediatamente, o que transmite profissionalismo.
Rotina mais leve. O fim do dia deixa de ser ocupado por uma fila de notas pendentes.
Informações mais precisas. Os dados são registrados enquanto ainda estão frescos, o que reduz erros.
Aplicativo ou navegador: Como funciona
Existem duas formas principais de emitir pelo smartphone.
Pelo navegador. Muitas plataformas que funcionam na internet podem ser acessadas pelo navegador do celular, com login e senha, sem instalar nada. A qualidade da experiência depende de como a plataforma se adapta a telas menores.
Por aplicativo. Alguns fornecedores oferecem aplicativos próprios, com telas pensadas especificamente para o celular.
Antes de contratar, vale acessar a plataforma pelo smartphone e verificar se as telas são fáceis de usar, se os botões são bem posicionados e se é possível concluir uma emissão sem dificuldade.
O certificado também precisa funcionar fora do escritório
Um ponto técnico importante é o certificado da empresa. O certificado do tipo A1 é um arquivo que pode ser enviado para a plataforma on-line. Depois disso, as notas são assinadas pelo próprio sistema, independentemente do aparelho usado para emitir.
Já certificados que dependem de cartão ou dispositivo físico ligado ao computador não costumam funcionar no celular. Por isso, para quem quer mobilidade, o eCNPJ A1 em uma plataforma na nuvem é o caminho mais prático.
O que preparar antes de usar o celular
Para emitir com agilidade pelo smartphone, deixe algumas coisas prontas no computador:
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Cadastro completo da empresa e regras de imposto configuradas
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Produtos e serviços mais vendidos já cadastrados
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Clientes frequentes registrados
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Descrições padrão para os serviços mais comuns
Fazer esses cadastros no computador é mais confortável. Assim, no celular, basta selecionar o que já existe e emitir em poucos toques.
Passo a passo da emissão pelo smartphone
O processo costuma ser parecido com o do computador, só que em uma tela menor.
1. Acesse a plataforma. Entre pelo navegador ou pelo aplicativo, com seu login individual.
2. Escolha o tipo de nota. Selecione o documento adequado à operação.
3. Selecione o cliente. Busque na lista de cadastros ou inclua os dados básicos.
4. Adicione os itens. Escolha os produtos ou serviços já cadastrados e informe quantidade e valor.
5. Revise com atenção. Na tela pequena, é mais fácil deixar passar um erro. Confira tudo antes de enviar.
6. Envie e compartilhe. Depois da autorização, envie a nota ao cliente por e-mail ou por mensagem.
Cuidados de segurança no celular
O smartphone costuma acompanhar a pessoa para todo lado, o que exige alguns cuidados extras:
Bloqueio de tela. Use senha, biometria ou reconhecimento facial para proteger o aparelho.
Redes confiáveis. Evite emitir notas usando redes públicas de internet, como as de aeroportos e cafés.
Sair da conta. Se o celular for compartilhado, encerre a sessão depois de usar.
Atualizações. Mantenha o sistema do aparelho e o navegador sempre atualizados.
Limitações que vale conhecer
O celular é ótimo para emissões rápidas, mas algumas tarefas continuam mais confortáveis no computador. Configurações iniciais, cadastros extensos, conferências de fim de mês e análises de relatórios ficam mais fáceis em uma tela maior.
O ideal é combinar os dois: Computador para organizar e configurar, celular para emitir no momento da venda.
Quando nem é preciso abrir o celular
Para quem vende pela internet, existe uma alternativa ainda mais prática: Deixar que as notas saiam sozinhas. Quando a plataforma de emissão está integrada ao meio de pagamento ou à loja virtual, cada venda confirmada gera seu documento automaticamente.
Nesse caso, o celular passa a ser usado apenas para acompanhar o que foi emitido. Na Digisan, essa automação conta com mais de 100 integrações disponíveis com plataformas de pagamento e vendas on-line.
Dicas para uma rotina móvel sem erros
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Emita a nota logo após a venda, enquanto as informações estão frescas
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Mantenha o celular carregado e com acesso estável à internet
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Revise os dados com calma antes de enviar
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Confira semanalmente, pelo computador, se todas as vendas têm nota
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Treine a equipe para usar o celular com os mesmos cuidados do escritório
Teste antes de decidir
A melhor forma de saber se uma plataforma atende bem no smartphone é usá-la de verdade. Acesse pelo celular, emita algumas notas e veja se o processo é simples e rápido. Teste também em situações reais, como fora do escritório ou com a internet do próprio aparelho, para ter certeza de que a experiência funciona bem no dia a dia da empresa. Para quem quer começar essa avaliação, a Digisan oferece 7 dias de uso gratuito.
